CANAL ÈTIC DE MOMENTUM TASK FORCE S.L.
1.- CONCEPTE I CARACTERÍSTIQUES
És el mitjà a través del qual es podrà informar sobre aquells successos relatius a riscos materialitzats, fets sobre els quals recauen sospites de comissió de delicte, o fets que suposin un incompliment del Codi Ètic de la societat; tot això per tal de complir amb el model de prevenció penal establert.
Serà daplicació per a tots els empleats i administradors de lorganització o qualsevol tercer interessat que mantingui una relació mercantil amb qualsevol de les empreses que integren el MOMENTUM TASK FORCE S.L. que, actuant de bona fe, vulguin comunicar les possibles conductes irregulars que coneguin de forma confidencial i sense por de represàlies o de qualsevol altra acció discriminatòria o perjudicial cap a qui ho denuncia.
Aquest canal ètic sustenta el seu funcionament sobre els principis següents:
Integració als procediments de l’empresa
Senzillesa per al comunicant
Diversitat de vies daccés, encara que primant el correu electrònic i per a denúncies anònimes, exclusivament el correu postal.
Divulgació màxima de la seva existència
Fiabilitat de la informació
Confidencialitat
La identitat i les dades de contacte de la persona que formuli la comunicació, així com els fets i documents que comuniqui sobre la possible actuació irregular a través d’aquest canal, tindrà sempre la consideració d’informació confidencial i, per tant, no seran comunicada sense el consentiment al denunciat i/o tercers. El denunciant autoritza expressament que els membres de l’òrgan de Compliment Intern puguin utilitzar les dades de contacte si necessiten comunicar-s’hi.
Les dades de qui formuli la comunicació, dels empleats i/o tercers involucrats, s’hauran de conservar al sistema de denúncies únicament durant el temps imprescindible per decidir sobre la procedència d’iniciar o no una investigació sobre els fets denunciats.
En tot cas, transcorreguts tres mesos des de la introducció de les dades (o sis si s’ha ampliat el termini per la complexitat de la denúncia), s’haurà de suprimir el sistema, llevat que la finalitat de la conservació sigui deixar evidència del funcionament del model de prevenció de la comissió de delictes per la persona jurídica.
Les denúncies a què no s’hagi donat curs només podran constar de forma anonimitzada.
Aquelles denúncies que s’hagin efectuat de forma anònima seran identificades per una referència interna per poder incorporar-les al sistema de denúncies.
Transcorregut el termini esmentat al paràgraf anterior, les dades podran continuar sent tractades per l’òrgan al qual correspongui, d’acord amb l’apartat 2 de l’art 24 de la LOPD i GDD 2018, per a la investigació dels fets denunciats, i no es conservarà en el propi sistema d’informació d’informació denúncies internes.
D’altra banda, la realització d’una comunicació o denúncia no implica més que un mecanisme d’inici d’una activitat instructora o indagatòria per part de l’Òrgan de Compliance encarregat del canal ètic, per esbrinar quanta informació pogués demanar per verificar els fets comunicats/ denunciats, sent que així resulta important, per no dir imprescindible, que tant per al comunicant com per a l’Òrgan encarregat de la gestió sigui possible posar-se en contacte per ampliar o matisar les informacions enviades o rebudes, en funció de les necessitats de la investigació realitzada.
El canal de denúncies és gestionat internament, per la qual cosa les denúncies seran rebudes, investigades i resoltes per departaments interns de l’empresa; no obstant això, en qualsevol moment es podrà externalitzar la seva gestió en un tercer que serà el que realitzi les tasques de recerca.
Totes les denúncies que es rebin seran investigades adequadament i resoltes per lÒrgan designat per lempresa. La persona que ha realitzat la denúncia haurà de ser informada posteriorment sobre el resultat de la investigació i sobre la resolució adoptada sobre això.
En tots els casos, la decisió sobre la resolució de la denúncia i sobre les mesures que cal adoptar, sempre l’ha de prendre l’Òrgan competent a aquests efectes a l’empresa.
Tota denúncia o comunicació rebuda amb transcendència penal implicarà necessàriament l’inici d’un expedient per part de l’Òrgan d’Instrucció.
Aquest sistema de denúncies internes està regulat a nivell nacional a l’actual Llei Orgànica 3/2018 de 5 de desembre de Protecció de Dades i Garantia dels Drets Digitals (coneguda com a LOPDyGDD), ia nivell europeu per la Directiva 1937/2019 relativa a la Protecció de les persones que informin sobre infraccions del dret de la Unió.
En concret l’article 24 de la LOPD i GDD estableix:
Serà lícita la creació i el manteniment de sistemes d’informació a través dels quals es pugui posar en coneixement d’una entitat de dret privat, fins i tot anònimament, la comissió al si d’aquesta o en l’actuació de tercers que hi contractessin, d’actes o conductes que puguin resultar contraris a la normativa general o sectorial que li sigui aplicable. Els empleats i els tercers han de ser informats sobre l’existència d’aquests sistemes d’informació.